按照《党政机关公文处理工作条例》第8条规定：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。在公文大家庭中，函是为数不多的平行文，相对其他文种更为灵活、轻松一些，适用范围也十分广泛。
函具有几个显著的特点，第一是沟通性强。因为函的适用范围是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，这种业务关系就决定了相对其他文种来说，它需要很高的沟通性；第二是灵活度高。
主要体现在两个方面，其一是行文关系灵活，没有上行文或者下行文那么严格级别关系的要求，在不相隶属的机关之间行文，语言、语气可以相对轻松一些；其二是写作格式灵活，在《党政机关公文格式》中，函有其特殊的格式要求，不同于其他文种。
从不同的角度可以把函分为几种类型：第一种，从性质上划分，函可以分为公函和便函。公函主要适用于各级机关之间比较正式的公务活动；便函更多是用于单位之间或单位内部，一些事务性工作的处理。第二种，从发文目的上分，函可以分为发函和复函。发函是发文机关由于某些具体工作要求，向受文机关发出的文件；复函是受文机关在收到发文机关函件后，按照文件内容给予的回复。第三种，从发文内容和用途上分，函可以分为商洽函，告知函，催办函，邀请函、请示函等。
函的写作结构主要包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。公文函的标题由发文机关、事由、文种组成，在写作的过程中可以使用发文机关+事由+文种的完整写法，也可以使用事由+文种的省略写法。主送机关是接收此文件的单位，一般使用全称或者规范化简称。
正文是函的核心部分，由开头、主体、结尾组成。函的开头一般是介绍发函的目的、原因，为什么要发此函，或者是发函的依据，根据国家的政策或者上级文件要求等发文。开头介绍完之后，可以使用一句惯用承接语，比如“现将有关事项函告如下”，结束开头部分的写作。如果是复函，在开头部分要写出对方来函已接收，并引出来函标题和发文字号。
函的主体是函的重要部分，主要写函的具体事项。根据不同类型函的特点，如果是商洽函，就要写明商洽的内容，如果是告知函，就要写明告知的事项，如果是请批函，就要写明请求批准的事项。复函的正文部分，主要写明来函已收悉，同时标明对方来函的标题和发文字号，并表述我方的态度。如果是协商函，要写明对方提出的协商问题，我方是否愿意协助；如果是征求意见函，就要写明我方的意见和具体要求。总之，根据对方来函的目的，予以回复。
函的结束语，通常有两种，一种是以一句话或一段話的形式结束，一般是向对方提出希望或要求时使用；另一种是以惯用结束语作为结束，比如：“特此函告”、“请予函复”、“为盼函复”等。 结束后的落款包括发文机关和成文日期。
下面以一个具体例文，说明函的写作方法和注意事项：
关于租用ⅩⅩ大学培训教学楼的函
ⅩⅩ大学党委：
根据教育部《ⅩⅩ》（Ⅹ发〔ⅩⅩ〕Ⅹ号）文件要求，省教育厅准备在8月中旬组织一次全省教育干部培训，但由于省教育厅场地资源有限。现拟租用贵单位的培训教学楼，若贵单位可以提供场地，请于一周之内将场地大小，容纳人次，时间等相关事宜告知省教育厅，以方便我厅下一步工作的部署与展开。
ⅩⅩ省教育厅
ⅩⅩ年6月20日
通过对以上例文的阅读，发现其在写作中存在很多问题，分析如下：
第一，标题没有体现出商洽的口吻，应改为：“关于商请租用ⅩⅩ大学培训教学楼的函”；第二，主送机关是单位而非部门，应该为：“ⅩⅩ大学”；第三，正文中开头句：“根据教育部文件要求，省教育厅准备在8月中旬组织一次全省教育干部培训。”这一句话本意是想表达发文的背景，但语气过于高高在上，应改为：“根据上级文件要求，我厅准备在8月中旬，组织一次全省教育系统干部培训”；
下一句：“但由于省教育厅场地资源有限，现拟租用贵单位的培训教学楼，时间是ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ日”，这是正文中表述发文原因的一句，但过于简短，不够充分，应改为：“但由于我厅现有场地不足，无法满足此次培训要求，特向贵校租用ⅩⅩ教学楼”；下一句：“若贵单位可以提供场地，请于一周之内将场地大小，容纳人次，时间等相关事宜告知省教育厅，以方便我厅下一步工作的部署与展开”，明显使用了上级对下级命令式的语气，不符合函行文的不相隶属机关之间商洽、询问事项的文种适用范围要求。应该为：“特向贵校租用ⅩⅩ教学楼，租用时间为 ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ月ⅩⅩ日，培训期间产生的一切费用，由我厅承担。”最后为保证公文结构的完整，需要加上结束语，如“为盼函复”或者“期盼贵单位能够予以支持”。
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